Informativa sul trattamento dei dati personali

Webinar in diretta su LinkedIn Live — ex artt. 13-14 Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)

La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali degli utenti che si iscrivono e/o partecipano al webinar organizzato tramite piattaforma di live streaming ed evento LinkedIn Live (di seguito, il “Webinar”), durante il quale i partecipanti potranno essere ripresi in video/audio (webcam attiva) e potranno essere raccolti dati di contatto aziendali e personali, incluso il numero di telefono.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è AKSILIA S.R.L., con sede legale in Corso di Porta Vittoria 28, 20122 Milano (MI), Codice Fiscale e Partita IVA 02249540465, PEC aksilia@pec.it, in persona del legale rappresentante pro tempore Lauretta Franchini, Presidente del Consiglio di Amministrazione (di seguito, il “Titolare”). Per qualsiasi informazione relativa al trattamento dei dati è possibile contattare il Titolare agli indirizzi sopra indicati oppure all’indirizzo e-mail [INDIRIZZO E-MAIL ORDINARIO, se diverso dalla PEC].

[Se nominato] Il Titolare ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), contattabile all’indirizzo [EMAIL DPO].

2. Categorie di dati trattati

Nell’ambito dell’organizzazione e dell’erogazione del Webinar, il Titolare tratta le seguenti categorie di dati:

• Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, ragione sociale/azienda di appartenenza, ruolo, indirizzo e-mail aziendale e/o personale, numero di telefono.
• Dati raccolti tramite il modulo di iscrizione al Webinar (piattaforma di streaming/webinar utilizzata dal Titolare).
• Immagine e voce: qualora il partecipante attivi la propria webcam e/o il microfono durante la diretta, saranno trattate immagine, voce ed eventuali elementi visibili nello sfondo inquadrato dalla videocamera.
• Dati di interazione: messaggi in chat, domande poste durante il Webinar, reazioni, eventuali contenuti condivisi verbalmente o per iscritto durante la sessione.
• Dati tecnici: indirizzo IP, log di accesso, informazioni sul dispositivo utilizzato per la connessione, generati automaticamente dalle piattaforme tecniche impiegate.

Si evidenzia che la partecipazione al Webinar con webcam e/o microfono attivi comporta la visibilità dell’immagine e/o dell’ascolto della voce del partecipante da parte di tutti gli altri partecipanti collegati, nonché — qualora il Webinar sia trasmesso anche su LinkedIn Live o reso disponibile come registrazione on-demand — da parte di un pubblico potenzialmente più ampio, non predeterminabile dal Titolare.

3. Finalità e base giuridica del trattamento

Finalità	Base giuridica (art. 6 GDPR)
Gestione dell’iscrizione al Webinar e invio delle comunicazioni organizzative (conferma, promemoria, link di accesso, eventuale registrazione)	Esecuzione di misure precontrattuali/contrattuali richieste dall’interessato (art. 6.1.b) — l’iscrizione è un atto volontario dell’interessato
Erogazione della diretta streaming con partecipazione video/audio dei presenti	Consenso esplicito dell’interessato (art. 6.1.a), manifestato attivando volontariamente webcam e/o microfono
Eventuale registrazione della sessione e messa a disposizione on-demand	Consenso esplicito dell’interessato (art. 6.1.a)
Contatti commerciali successivi al Webinar (es. invio di materiali informativi, proposte commerciali)	Consenso dell’interessato ove richiesto dalla normativa applicabile, ovvero legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f) nei limiti consentiti dalla legge (es. soft spam B2B)
Adempimento di obblighi di legge (es. richieste dell’Autorità)	Obbligo legale (art. 6.1.c)

 

4. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati identificativi e di contatto necessari all’iscrizione (nome, cognome, e-mail) è obbligatorio: in mancanza, non sarà possibile registrarsi né partecipare al Webinar. Il conferimento di dati ulteriori (es. numero di telefono, azienda di appartenenza, ruolo) è facoltativo, salvo diversa indicazione al momento della registrazione.

L’attivazione della webcam e/o del microfono durante la diretta è sempre facoltativa: il partecipante può in qualsiasi momento scegliere di partecipare mantenendo webcam e microfono disattivati, senza che ciò pregiudichi la fruizione dei contenuti del Webinar.

5. Modalità del trattamento

Il trattamento è effettuato con strumenti informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati, mediante l’adozione di idonee misure tecniche e organizzative ai sensi dell’art. 32 GDPR.

6. Destinatari e categorie di destinatari dei dati

I dati personali potranno essere comunicati, per le finalità sopra indicate, a:

• Personale e collaboratori del Titolare autorizzati al trattamento in qualità di relatori, moderatori o addetti all’organizzazione del Webinar;
• Fornitori terzi che agiscono in qualità di responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR, tra cui, a titolo esemplificativo, il gestore della piattaforma di streaming/webinar utilizzata (es. StreamYard) e LinkedIn Corporation, in relazione alla trasmissione dell’evento e alla gestione dell’evento LinkedIn Live;
• Eventuali consulenti e fornitori di servizi IT, mailing e CRM, nei limiti necessari all’erogazione del servizio.

L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile presso il Titolare, previa richiesta agli indirizzi indicati al punto 1.

7. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

Alcuni fornitori indicati al punto precedente (in particolare la piattaforma di streaming/webinar e LinkedIn) potrebbero trattare i dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), in particolare negli Stati Uniti. In tali casi, il trasferimento avviene sulla base di garanzie adeguate ai sensi degli artt. 44 e ss. GDPR, quali le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea e/o l’adesione del fornitore a quadri di adeguatezza riconosciuti (es. EU-U.S. Data Privacy Framework, ove applicabile). Ulteriori informazioni sulle garanzie adottate da tali fornitori sono reperibili nelle rispettive informative privacy: StreamYard (streamyard.com/privacy) e LinkedIn (linkedin.com/legal/privacy-policy).

8. Periodo di conservazione dei dati

• Dati di iscrizione e di contatto: conservati per il tempo necessario alla gestione del Webinar e, successivamente, per un periodo massimo di 12 mesi per finalità di follow-up commerciale, salvo revoca del consenso o richiesta di cancellazione;
• Registrazione video del Webinar (se realizzata e resa disponibile on-demand): conservata per un periodo massimo di es. 6 mesi dalla data dell’evento, salvo diversa necessità organizzativa comunicata agli interessati;
• Dati tecnici e di log: conservati per il periodo previsto dalle policy del fornitore della piattaforma di streaming, generalmente non superiore a 6 mesi.

Decorsi i termini di conservazione, i dati saranno cancellati o anonimizzati, salvo che debbano essere conservati per un periodo più lungo in base a un obbligo di legge.

9. Diritti dell’interessato

In qualità di interessato, hai diritto di:

• ottenere la conferma dell’esistenza di un trattamento e accedere ai tuoi dati personali (diritto di accesso, art. 15 GDPR);
• ottenere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti (art. 16 GDPR);
• ottenere la cancellazione dei dati, nei casi previsti dall’art. 17 GDPR (“diritto all’oblio”);
• ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR;
• ottenere la portabilità dei dati forniti al Titolare, ove tecnicamente possibile (art. 20 GDPR);
• opporti in qualsiasi momento al trattamento basato sul legittimo interesse, incluse le finalità di marketing (art. 21 GDPR);
• revocare in qualsiasi momento il consenso prestato (ad es. per l’attivazione di webcam/microfono o per la registrazione), senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca;
• proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it), qualora ritieni che il trattamento violi la normativa vigente.

Per esercitare i diritti sopra indicati, è possibile scrivere a [EMAIL DEDICATA PRIVACY] o agli altri recapiti indicati al punto 1.

10. Consenso alla ripresa audio/video

Partecipando al Webinar con webcam e/o microfono attivi, l’interessato acconsente espressamente alla ripresa della propria immagine e/o voce e alla loro diffusione in diretta streaming verso gli altri partecipanti collegati e, ove applicabile, verso il pubblico di LinkedIn Live. L’interessato potrà in ogni momento disattivare webcam e microfono per interrompere tale trattamento con effetto immediato, fermo restando quanto eventualmente già trasmesso o registrato prima della disattivazione.

11. Modifiche alla presente informativa

Il Titolare si riserva il diritto di modificare o semplicemente aggiornare, in tutto o in parte, la presente informativa, dandone comunicazione agli interessati anche tramite pubblicazione sul proprio sito internet. Si prega di consultare regolarmente la versione più aggiornata.